Microsoft 365 : comment éviter de payer pour des fonctionnalités inutilisées

Le problème silencieux de Microsoft 365

Votre entreprise paie probablement pour des fonctionnalités Microsoft 365 que personne n’utilise. Ce n’est pas une critique — c’est une réalité statistique. En moyenne, une PME exploite 58 % des fonctionnalités incluses dans ses licences Microsoft 365. Les 42 % restants sont financés chaque mois sans retour sur investissement.

Sur un abonnement Microsoft 365 Business Premium à 22 € par utilisateur et par mois pour 50 collaborateurs, c’est potentiellement 5 500 € par mois. 42 % inutilisés représentent 2 310 € gaspillés chaque mois, soit 27 720 € par an.

Les 4 sources principales de gaspillage

1 — Les licences zombies

Des collaborateurs ont quitté l’entreprise il y a 6 mois. Leur compte Microsoft 365 est toujours actif. Leur licence est toujours facturée. Ce scénario est extrêmement fréquent — surtout dans les PME sans processus RH-IT formalisé pour la gestion des départs.

2 — Les suites surdimensionnées

Un comptable a besoin d’Excel, Word et Outlook. Pas nécessairement de Teams Phone, Power BI Pro et Defender for Endpoint. Pourtant, il est souvent rattaché à une licence E3 ou Business Premium parce que c’est plus simple que de gérer des types de licences différents.

La bonne pratique : segmenter les licences par profil. Les utilisateurs légers en Essentials, les power users en Business Premium ou E3.

3 — Les fonctionnalités activées mais non déployées

Microsoft Defender, Microsoft Purview (anciennement Compliance Center), Power Automate, Microsoft Intune — ces outils sont souvent inclus dans les licences Business Premium et E3 mais jamais configurés ni utilisés. Vous payez pour une assurance que vous n’avez jamais activée.

4 — La dérive Azure

Les ressources Azure non taguées sont la source de dérive de coûts la plus courante. Une machine virtuelle laissée allumée le week-end, un storage account oublié, un test de dev jamais nettoyé — en 12 mois, ces postes non surveillés représentent des milliers d’euros de facturation évitable.

Ce que révèle un audit Microsoft 365 SCALE

Un audit Microsoft 365 réalisé par SCALE en 2 heures identifie systématiquement :

• Le nombre de licences actives vs. comptes actifs réels
• La répartition des types de licences vs. usages réels par profil
• Les fonctionnalités payées mais non activées (Defender, Purview, Intune)
• Les ressources Azure sans balise de coût et leur consommation mensuelle
• Les économies potentielles chiffrées sur 12 mois

En moyenne, les économies identifiées représentent 15 à 35 % du budget Microsoft annuel. Sur un budget de 80 000 €/an, cela représente entre 12 000 et 28 000 € d’économies potentielles.

SCALE partenaire Microsoft CSP : un avantage concret

SCALE est partenaire Microsoft Cloud Solution Provider (CSP). Cela signifie que vos licences Microsoft 365 et Azure peuvent être achetées et gérées directement via SCALE, avec plusieurs avantages :

• Facturation consolidée en euros sur une seule facture mensuelle
• Support prioritaire Microsoft via SCALE (sans les 45 minutes d’attente du support standard)
• Accès aux programmes Azure AI et Copilot en avant-première réservés aux partenaires
• Tarifs préférentiels sur certaines références

L’audit Microsoft 365 est offert sans engagement dans le cadre du diagnostic gratuit SCALE. Vous repartez avec une liste d’actions concrètes et des économies chiffrées — que vous choisissiez SCALE ou non.